Hinweisgeber- und Beschwerdeverfahren

Die Meldestelle von Kräuter Mix verfolgt das Ziel, Risiken und Verstöße sowohl im eigenen Unternehmen als auch in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen, um wirksame Gegenmaßnahmen einleiten zu können.

Vertrauen und Zusammenarbeit sind zentrale Werte bei Kräuter Mix. Betrug, Korruption und andere Straftaten sowie Ordnungswidrigkeit und Verstöße gegen nationales oder EU-Recht werden in unserem Unternehmen nicht toleriert. Sollten Beschäftigte, Geschäftspartner oder Dritte in Ihrer täglichen Arbeit auf Verstöße gegen diese Grundsätze stoßen oder einen begründeten Verdacht hegen, können sie dies der Meldestelle melden.

Dies gilt insbesondere auch für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Pflichtverletzungen, die durch das Handeln unseres Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette bekannt werden.

Die Meldestelle steht sowohl unseren eigenen Beschäftigten als auch allen anderen Personen in der gesamten Lieferkette und sonstigen Beteiligten offen.

Sie können Ihren Hinweis per E-Mail an die oben angegebene Adresse einreichen. Bitte fügen Sie bei Bedarf auch Dokumente, Bilder und Unterlagen als Nachweise zur Unterstützung der Bearbeitung Ihres Hinweises bei.

Mitarbeiter von Kräuter Mix finden alle verfügbaren Meldekanäle und Ansprechpartner im unternehmenseigenen Verhaltenskodex.

Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den geltenden rechtlichen Vorschriften streng vertraulich behandelt. Informationen werden nur an diejenigen weitergegeben, die unmittelbar mit der Prüfung und Bearbeitung des Falls betraut sind. Dadurch gewährleisten wir, dass alle Hinweise verantwortungsvoll und diskret bearbeitet werden, um die Rechte der Betroffenen zu wahren. Die Identität der hinweisgebenden Person wird nur mit deren Zustimmung an die zuständigen Bearbeiter weitergegeben.

Im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen stellen wir sicher, dass Hinweisgeber keine Bestrafung, Benachteiligung oder sonstige nachteilige Konsequenzen befürchten müssen. Wir garantieren, dass Meldungen ohne Risiko für die hinweisgebende Person angenommen und bearbeitet werden, um eine offene und verantwortungsvolle Unternehmenskultur zu fördern.

Über die Meldestelle nehmen wir alle Hinweise und Anfragen entgegen, die sich auf Compliance Themen, Regelverstöße durch das Unternehmen oder seine Mitarbeiter sowie auf Risiken im Zusammenhang mit menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichtverletzungen in unserer Lieferkette beziehen.

Im Einzelnen können u.a. Hinweise zu folgenden Bereichen eingereicht werden:

• Straftaten gegen nationales Recht wie z.B. Korruption, Betrug, Umweltkriminalität, etc.
• Ordnungswidrigkeiten im Bereich des Schutzes von Leben, Leib oder Gesundheit von Beschäftigten, wie z.B. Verstöße gegen Arbeitsschutz- und Gesundheitsschutzvorschriften, das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz oder das Mindestlohngesetz, sowie Versäumnisse bei Mitteilungs-, Erlaubnis-, Prüfungs-, Dokumentations- und Anzeigepflichten im Arbeitsschutz, etc..
• Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Regelungen erlassen wurden, sowie Verstöße gegen unmittelbar geltendes EU-Recht, z.B. im Bereich des Datenschutzes, der Produktsicherheit oder des Umweltschutzes. (siehe §2 Abs. 3 HinSchG)
• Menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen innerhalb der Lieferkette von Kräuter Mix, wie z.B. Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Sklaverei, sexuelle Ausbeutung, Nichteinhaltung von Arbeitsschutz- und Mindestlohnbestimmungen, sowie Umweltvergehen wie Kontamination von Boden, Gewässer und Luft, unsachgemäße Lagerung und Entsorgung von Abfall, etc.

Wir gewährleisten die Bearbeitung von Hinweisen in jeder Sprache. Sie können Ihren Hinweis daher in jeder beliebigen Sprache einreichen.

• Entgegennahme: Der Hinweis wird zunächst bei der für Hinweisgeberschutz beauftragten Person (=Hinweisempfänger) bei Kräuter Mix entgegengenommen. Wir gewährleisten, dass nur autorisierte Personen Zugang zu dem Hinweis hat und keine unbefugten Personen Einsicht in die Informationen erhalten.
• Eingangsbestätigung: Nach Abgabe Ihres Hinweises erhalten Sie innerhalb der gesetzlichen Fristen eine Bestätigung des Eingangs an die E-Mail-Adresse von der aus Sie den Hinweis eingereicht haben. Sollten abweichende Kontaktdaten angegeben sein, wird die Bestätigung an diese gesendet. Falls erforderlich, wird der Hinweisempfänger erste Rückfragen zum Sachverhalt mit dem Hinweisgeber klären.
• Prüfung des Hinweises: Anschließend entscheidet der Hinweisempfänger individuell, welche Stelle die weitere Prüfung übernimmt. Dies betrifft die zuständigen internen Stellen innerhalb Kräuter Mix. Alternativ kann der Hinweis zur weiteren Bearbeitung an eine zuständige Behörde weitergeleitet werden. Bei der Weitergabe von Informationen erfolgt dies nur im unbedingt notwendigen Umfang für die Bearbeitung des Falls. Insbesondere die Identität des Hinweisgebers wird nur weitergegeben, wenn dies für die Fallbearbeitung erforderlich ist und die Zustimmung des Hinweisgebers vorliegt. Die vertrauliche Behandlung der Daten ist jederzeit gewährleistet.
• Maßnahmen festlegen: Während der Untersuchung sichtet die für die Bearbeitung zuständige Stelle alle relevanten Dokumente, führt Gespräche mit Zeuginnen und Zeugen sowie Betroffenen. Bei Bedarf erfolgen weitere Rückfragen an die hinweisgebende Person, entweder über den Hinweisempfänger oder, sofern vorab Einverständnis der hinweisgebenden Person zur Weitergabe ihrer Identität vorliegt, direkt durch die zuständige Stelle. Bei rechtlichen Fragen können – unter Wahrung der Vertraulichkeit – auch externe Rechtsanwälte oder Beratungsdienstleistungen hinzugezogen werden.
  Nach Prüfung des Hinweises, legt die zuständige Stelle die weiteren Schritte und Maßnahmen fest. Jede Prüfung erfolgt fair, respektvoll und objektiv ohne Vorurteile. Sollte eine Person, die an der Prüfung des Hinweises beteiligt ist, feststellen, dass eine objektive Beurteilung für sie schwierig ist, ist sie verpflichtet, ihren Interessenskonflikt zu melden.
• Information an Hinweisgeber: Die hinweisgebende Person wird – unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Fristen – über das Ergebnis der Untersuchung des Hinweises sowie über den aktuellen Stand und etwaige Präventions- oder Abhilfemaßnahmen informiert.
• Dokumentation: Es gelten die gesetzlichen Dokumentationspflichten für Kräuter Mix. Alle Kommunikation mit dem Hinweisgeber, der verantwortlichen Person für die Fallbearbeitung sowie alle im Verlauf der Bearbeitung ergriffenen Maßnahmen und Schlussfolgerungen (wie Empfehlungen zu Disziplinarmaßnahmen wie Kündigung, Abmahnung, Versetzung oder andere Abhilfemaßnahmen etwa im Risikomanagement oder anderen internen Prozessen) werden dokumentiert. Die Dokumentation wird nach einer Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren gelöscht. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen.

Sofern Sie ein persönliches Treffen wünschen, geben Sie dies bitte in Ihrem Hinweis oder der folgenden Kommunikation an. Die für Hinweisgeberschutz beauftragte Person wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen.

Das Postfach der Meldestelle ist vollständig unabhängig vom Firmensystem, wodurch eine Einsichtnahme durch Unbefugte ausgeschlossen ist. Auch bei der Telefon-Hotline besteht technisch keine Möglichkeit zur unbefugten Kenntnisnahme der Tonaufzeichnung.

Die hinweisgebende Person genießt besonderen Schutz gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, sofern der Hinweis nicht absichtlich falsche Tatsachen oder unrichtige Informationen enthält. Der hinweisgebenden Person drohen daher keine negativen Konsequenzen. Alle Hinweise werden streng vertraulich behandelt und ausschließlich von den zuständigen Personen bearbeitet, ohne dass Ihre Identität unbefugt weitergegeben wird.